Politiques

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

 Date d’entrée en vigueur : 1^er août 2023
Dernière mise à jour : 1^er janvier 2026

La municipalité régionale de comté de Matawinie (ci-après « MRC ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. La présente politique s’applique également à Développement Matawinie et Matières Résiduelles Matawinie.

Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via le site internet de la MRC, après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite.

Qu’entend-on par « renseignement personnel »? 

Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d’autres informations, permettre de vous identifier, de vous localiser ou d’entrer en contact avec vous.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels? 

La MRC recueille vos renseignements personnels lorsque vous naviguez sur son site internet. Cette collecte s'effectue notamment par l'utilisation de témoins de connexion (cookies) et via les formulaires que vous remplissez pour accéder à nos divers services.

Quels renseignements recueillons-nous ?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

• Informations d’identification personnelles, comme votre nom, date de naissance, numéro de téléphone, adresse courriel, lieu de résidence, curriculum vitae, etc. ;
• Informations de paiement, comme le numéro de votre carte bancaire, etc. ;
• Informations d’utilisation du site, notamment le nom de domaine de votre fournisseur, adresse IP, date et heure de visite, pages consultées, adresse du site référent, etc. ;
• Renseignements relatifs à une demande ou une plainte formulée ;
• Informations requises pour vérifier son admissibilité ou réserver en ligne auprès du service de transport adapté ;
• Informations requises pour effectuer une demande de révision de son évaluation foncière ;
• Informations requises pour plaider coupable, procéder à un paiement, demander une remise ou demander une rétractation de jugement à la Cour municipale ;
• Informations requises pour faire un signalement à Matières Résiduelles Matawinie ;
• Informations requises pour obtenir un permis ou un certificat d’autorisation dans le TNO ;
• Informations requises pour une demande d’accompagnement avec Développement Matawinie ;
• Informations requises pour faire une demande à un programme d’amélioration de l’habitation ;
• Informations requises pour vous contacter ;
• Informations lors du dépôt d’une candidature aux élections à la préfecture ;
• Informations lors du dépôt d’une candidature lors du recrutement d’un poste.

Pourquoi recueillir ces renseignements ? 

Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour :

• Vérifier l’identité du citoyen qui sollicite les services de la MRC ;
• Offrir les produits et services demandés ;
• Transmettre des communications pertinentes ;
• Effectuer le paiement d’un produit ou service demandé ;
• Répondre et traiter une question, un commentaire ou une plainte ;
• Améliorer les services offerts ;
• Analyser et traiter une demande de candidature ;
• Respecter nos obligations légales ;
• Prévenir les cybermenaces et les fraudes en authentifiant les utilisateurs du site internet;
• Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes;
• Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d’enquêtes ;    
• Comptabiliser sur notre site internet le nombre de visites, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les sites référents et le pays d’origine des visiteurs ;
• Enregistrer les choix que vous faites lorsque vous utilisez le site internet de la MRC, tels que mémoriser vos informations de connexion.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

La MRC s’engage à ne pas communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, à moins que cela ne soit requis en vertu d’une obligation légale ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat exécuté par un tiers.

Dans le cadre des activités de la MRC, il est possible que des renseignements personnels soient confiés à des fournisseurs lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat de service ou d’un mandat. Cela concerne, par exemple, le transfert de données de paiement aux institutions financières ou la communication d'informations d'identification et d'adresse aux entités responsables de l'exécution de compétences déléguées par la MRC. Dans de telles situations, la MRC prend des mesures raisonnables pour s'assurer que ces tiers s'engagent à respecter cette politique. De plus, seuls les renseignements strictement nécessaires à la prestation du service seront communiqués.

Où vos renseignements sont-ils hébergés?

La MRC héberge et traite vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers.

Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de la réglementation du pays en question.

Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Conformément à la Loi sur les archives, au calendrier de conservation et au plan de classification de la MRC, les renseignements sont conservés pour la période prévue et sont par la suite détruits lorsqu’ils deviennent obsolètes ou inutiles. Par ailleurs, vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de vos renseignements.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Mesures
La MRC a mis en place des mesures de protection physiques (ex. : restrictions d’accès), administratives (ex : formation continue, gestion des incidents de confidentialité) et techniques (ex : surveillance et contrôle) pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’elle détient.

Certains serveurs de la MRC sont hébergés localement et d’autres sont également gérés par un tiers spécialisé.

En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, la MRC a un plan. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.

Limitation des accès
Seul le personnel autorisé et qualifié de la MRC ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès. De plus, les comptes employés et l’accès aux serveurs sont soumis à la double authentification.

Avertissement 
Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec la MRC n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement dans l’onglet « Nous joindre » de notre site internet https://mrcmatawinie.org/.

Quand est-ce que cette politique ne s’applique pas? 

Cette politique ne s’applique pas aux sites internet exploités par des tiers sur lesquels la MRC n’aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers, la politique de confidentialité de ce site tiers s’appliquera. La MRC n’est pas responsable de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. La MRC vous invite à prendre connaissance de leur politique de confidentialité respective avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers.

Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels? 

Accès, suppression et rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.

Toutefois, pour que les renseignements personnels que la MRC détient à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.

Retrait de votre consentement 
Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Cependant, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services.

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l’adresse courriel ci-dessous du ou de la Responsable de la protection des renseignements personnels. Nous pourrions vous demander une pièce d’identité pour s’assurer qu’il s’agit bien de vous.

Comment puis-je faire une plainte relative à la protection des renseignements personnels ? 

Toute personne concernée par des renseignements personnels la concernant a le droit de se prévaloir du processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels prévu dans les règles de gouvernance de la MRC de Matawinie, soit en s’adressant au Responsable de la protection des renseignements personnels de la MRC dont les coordonnées figurent ci-dessous. Le plaignant recevra un accusé de réception et une enquête interne sera déclenchée. À la suite de l’enquête, de nouvelles mesures de contrôles pourront être mises en place et un suivi sera effectué auprès du plaignant.

Comment contacter la MRC ? 

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels

• Nom et titre : Noémie Ladouceur-Fournelle, Directrice des services juridiques
• Téléphone : 450 834-5441 poste 7006
• Courriel : nlfournelle@matawinie.org
• Adresse postale : 3184, 1re Avenue, Rawdon, Québec, J0K 1S0

Notre Responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe de répondre aux demandes d’accès ou de rectification, d’information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l’égard de vos renseignements personnels.

Allons-nous mettre à jour cette politique ? 

Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons quinze (15) jours à l’avance afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour. Si vous nous avez fourni vos coordonnées, nous vous transmettrons un avis de modification.

Quand entre-t-il en vigueur ?

La politique de confidentialité est entrée en vigueur le 1^er août 2023 . Elle a été mise à jour le 1^er janvier 2026.

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